Tipp der Woche

Vorsicht beim Frühjahrsputz

Welche Belege man nicht zu früh in die Tonne kloppen sollte

Akten-Altlast: Im Lauf der Jahre sammeln sich Belege ohne Ende. Foto: bonn-sequenz

Versicherungsdokumente, Kontoauszüge, Strom-Abrechnungen – und so weiter und so fort: Im Lauf der Jahre füllen sich Ordner für Ordner, verstauben, nehmen Platz weg. Also einfach mal in die Tonne kloppen, was älter ist als ein oder zwei Jahre? Das wäre eine schlechte Idee! AKTIV gibt Tipps fürs Aussortieren.

Versicherungsdokumente, Kontoauszüge, Strom-Abrechnungen – und so weiter und so fort: Im Lauf der Jahre füllen sich Ordner für Ordner, verstauben, nehmen Platz weg. Also einfach mal in die Tonne kloppen, was älter ist als ein oder zwei Jahre? Das wäre eine schlechte Idee! AKTIV gibt Tipps fürs Aussortieren.

• Rechnungen: Um Gewährleistungsansprüche (umgangssprachlich oft „Garantie“ genannt) geltend zu machen, sollten sie laut Verbraucherzentrale Rheinland-Pfalz noch zwei Jahre vorliegen. Geht es um Handwerkerarbeiten, deren Ergebnis fest ins Haus eingebaut ist, sollten sie sogar fünf Jahre aufgehoben werden.
• Arbeitsverträge: Nach dem Ende eines Job sollte man sie noch elf Jahre parat haben, rät der Berliner Rechtsanwalt Stefan Heinrichs: „Denn erst nach zehn Jahren verjähren die sogenannten versteckten Schadenersatz-Ansprüche.“
• Sozialversicherung: Alle „Nachweise“, vor allem die Jahresmeldung des Betriebs an die Rentenversicherung, sollte man sicher verwahren – und zwar bis zum Ruhestand!
• Steuer-Unterlagen: Vermieter müssen sie laut Abgabenordnung zehn Jahre lang aufbewahren. Normale Arbeitnehmer müssen vom Finanzamt zurückgesandte Belege  nur aufheben, wenn die Behörde dies verlangt – das stellte 2004 eine Verfügung der Oberfinanzdirektion München klar. Auch der Steuerbescheid muss eigentlich gar nicht aufbewahrt werden; er sollte aber mindestens in der Akte bleiben, solange er nur vorläufig ist.
• Kontoauszüge: „Sie gelten als genehmigt, wenn der Kunde nicht spätestens sechs Wochen nach dem Rechnungsabschluss widerspricht“, sagt Anwalt Heinrichs. „Aber man sollte sie länger aufheben, weil sie den Beweis für eine erfolgte Zahlung erbringen können.“ Angesichts der üblichen Verjährungsfristen empfiehlt er: drei weitere volle Kalenderjahre. Die Bank stellt zwar auf Verlangen einen neuen Kontoauszug für alte Vorgänge aus – aber das kostet extra.
• Mietverträge: „Nach dem Auszug noch vier Jahre aufheben“, rät Ulrich Ropertz vom Deutschen Mieterbund. Das gelte auch für die Betriebskostenabrechnungen, weil man auch aus ihnen eventuell noch Ansprüche ableiten könne.
• Versicherungen: Auch hier gibt es kein Gesetz. Aber: „Den Vertrag und alle später geschickten ,Anpassungen’ mindestens während der Laufzeit aufheben“, empfiehlt Thorsten Rudnik vom Bund der Versicherten. So eine Anpassung gibt es beispielsweise, wenn die Summe der Hausratsversicherung geändert wurde. Ist eine Police gekündigt, sind auch hier noch drei Jahre lang Ansprüche möglich. Wichtig: Wer eine Lebensversicherung hat, bekommt sie im Alter ausgezahlt, wenn er die Originalurkunde einsendet. Beitragsrechnungen können aber nach drei Jahren in den Müll.
• Bauleistungen: Hier gilt ausnahmsweise auch für Privatleute eine gesetzliche Vorgabe! Zwei Jahre sind Rechnungen & Co. laut Umsatzsteuergesetz aufzuheben, wenn es um eine  „Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück“ geht. Auf diese Pflicht, die die Schwarzarbeit eindämmen soll, muss die Firma aber in ihrer Rechnung ausdrücklich hinweisen.

Bettina Blass

Veröffentlicht am: 5/15/2009